Powerpoint-Add-In

Gs4Word Version 3.31

Letzte Änderung 25.05.2004

Inhaltsverzeichnis

Add-In für Powerpoint
PDF-Datei erzeugen
PDF-Datei mailen
Konfigurieren
Dokumentation
Info
Details
Wie erzeugt das Powerpoint-Add-In eine PDF-Datei?
Verweise auf andere Dokumente

Add-In für Powerpoint

PDF-Datei erzeugen

Mit dem Button "PDF-Datei erzeugen" oder dem Menüpunkt "PDF > Erzeugen" erstellen Sie aus der aktuellen Präsentation eine PDF-Datei. Wenn Sie es nicht anders eingestellt haben, enthält sie ...

... in Powerpoint 97 und 2000 je nach eingestellter Ansicht Ihrer Präsentation (Folie / Gliederung / Foliensortierung / Notizblatt) ein dazu passendes Objekt (alle Folien / die Gliederungsansicht / Handzettel / Notizseiten).
... in Powerpoint 2002 je nach eingestellter Ansicht Ihrer Präsentation (Karteikarte Gliederung in Ansicht Normal / Karteikarte Folien in Ansicht Normal / Folienfenster in Ansicht Normal / Notizfenster in Ansicht Normal / Ansicht Foliensortierung / Ansicht Notizfenster) ein dazu passendes Objekt (die Gliederungsansicht / Handzettel / alle Folien / Notizseiten / die Gliederungsansicht / Notizseiten). Es wird immer die Ansicht verwendet, in der der Cursor steht.

Wenn Sie es nicht anders konfiguriert haben, steht diese erzeugte PDF-Datei im gleichen Verzeichnis wie Ihre Präsentation. Der Dateiname beginnt wie der Name Ihrer Präsentation. Darauf folgt _Folien, _Gliederung, _Handzettel oder _Notizen. Der Name endet mit ".pdf".

Wenn Sie keine der genannten Ansichten eingestellt haben, kann auch keine PDF-Datei erzeugt werden.

Nachdem Sie eine PDF-Datei erzeugt haben, ist im Powerpoint-Menü "Datei > Drucken..." der Schalter Druckausgabe in Datei umleiten immer an. Bevor Sie mit Powerpoint drucken, müssen Sie ihn wieder ausschalten. Der Schalter kann nicht mit einem Add-In beeinflusst werden.

Auswahlfenster zur PDF-Datei

Wenn Sie in der Konfiguration auf der Karteikarte Verhalten den Schalter Änderbare Einstellungen vor jedem Erzeugen einer PDF-Datei anzeigen angeschaltet haben, können Sie diese Einstellungen vor dem Erzeugen der PDF-Datei noch ändern.

Die Bedeutungen von Ausgabeelement, mit Rahmen, Ausgabeumfang und Ausgabemedium sind im Dokument über die Konfiguration bei der Karteikarte PDF-Datei beschrieben.

Je nach Ausgabeelement wird der Dateiname am Ende erweitert.

Folien erhalten ein "_Folien".
Handzettel (2 Folien je Seite) erhalten ein "_Handzettel2x".
Handzettel (3 Folien je Seite) erhalten ein "_Handzettel3x".
Handzettel (6 Folien je Seite) erhalten ein "_Handzettel6x".
Notizseiten erhalten ein "_Notizen".
Gliederungsansicht erhalten ein "_Gliederung".

In Dateiname wird der Dateiname der PDF-Datei angezeigt. Er ist so aufgebaut, wie Sie es bei der Konfiguration auf der Karteikarte PDF-Datei eingetragen haben. Je nach Ausgabeumfang wird der schon erweiterte Dateiname noch um einen Suffix ergänzt.

Ganze Präsentation wird nicht weiter ergänzt.
Aktuelle Folie wird ergänzt um Unterstrich und die Nummer der Folie.
Ausgewählte Folien wird je Folie ergänzt um Unterstrich und die Nummer der Folie.

Auswahlfenster zum Adobe-Reader

Wenn Sie in der Konfiguration auf der Karteikarte Verhalten den Schalter Einstellungen für den Adobe-Reader in der PDF-Datei einfügen nicht ausgeschaltet haben, können Sie auch diese Einstellungen vor dem Erzeugen der PDF-Datei noch ändern.

Die Bedeutungen aller Einstellungen sind im Dokument über die Konfiguration bei der Karteikarte PDF-Datei beschrieben.

Buttonzeile

Mit dem Button OK erzeugen Sie die PDF-Datei. Mit Abbrechen brechen Sie den Vorgang ab. Der Button Speichern speichert die aktuellen Einstellungen dauerhaft.

PDF-Datei mailen

Wenn Sie PDF-Dateien mailen wollen, muss in der Konfiguration auf der Karteikarte Programme ein Mailprogramm und Parameter eingetragen sein.

Je nach Einstellung auf der Karteikarte Verhalten funktioniert das Versenden unterschiedlich.

Konfigurieren

Der Menüpunkt "PDF > Konfigurieren..." öffnet eine neue Word-Instanz. Die Konfiguration ist in einem eigenen Dokument beschrieben.

Dokumentation

Der Menüpunkt "PDF > Dokumentation" ruft Ihren Internet-Browser auf und zeigt die mitgelieferte Dokumentation an. Gs4Word baut dabei von sich aus keine Verbindung mit dem Internet auf! Der Menüpunkt kann nur dann ausgewählt werden, wenn auf Ihrem Rechner ein passender Browser installiert ist.

Gs4Word prüft, ob überhaupt eine Präsentation angezeigt wird und ob diese Präsentation schon einmal gespeichert wurde.
Es stellt fest, in welcher Ansicht der Präsentation der Cursor steht.
Es liest die Konfiguration aus der Registry und ermittelt die Namen und das Verzeichnis für die PS- und PDF-Datei anhand der Vorgabe aus in der Konfiguration auf der Karteikarte PDF-Datei Symbol. Dateiname. Der Name der PDF-Datei wird je nach Ansicht um _Folien, _Gliederung, _Handzettel2x, _Handzettel3x, _Handzettel6x oder _Notizen ergänzt. Je nach Ausgabeumfang auf der gleichen Karteikarte wird der Dateiname noch weiter ergänzt.
Falls in diesem Verzeichnis eine gleichnamige Log-Datei mit der Endung ".log", PS-Datei mit der Endung ".ps" oder eine PDF-Datei mit der Endung ".pdf" vorhanden ist, werden sie gelöscht.
Falls Sie in der Konfiguration auf der Karteikarte Verhalten den Schalter Änderbare Einstellungen vor jedem Erzeugen einer PDF-Datei anzeigen angeschaltet haben, können Sie im Auswahlfenster PDF-Datei jetzt den Ausgabeumfang, das Ausgabemedium und den Dateinamen im Dialog ändern. Ansonsten werden die Einstellungen aus der Konfiguration verwendet.
Falls die Änderbare Einstellungen vor jedem Erzeugen einer PDF-Datei anzeigen in der Konfiguration auf der Karteikarte Verhalten angeschaltet sind und Sie in der Konfiguration auf der Karteikarte Verhalten den Schalter Einstellungen für den Adobe-Reader in der PDF-Datei einfügen nicht ausgeschaltet haben, können Sie im Auswahlfenster Adobe-Reader jetzt Fenster, Anzeige und Layout im Dialog ändern. Ansonsten werden die Einstellungen aus der Konfiguration verwendet.
Aus der aktiven Präsentation werden alle oder einige Folien, die Gliederungsansicht, Handzettel oder die Notizseiten als PS-Datei gedruckt. Bei Folien und Handzetteln werden die Folien mit einem Rahmen versehen. Dabei wird der Postscript-Drucker verwendet, den Sie dafür in der Konfiguration auf der Karteikarte Programme eingestellt haben. Die Fähigkeiten dieses "Druckers" sind in einer PPD-Datei (PPD = PostScript Printer Definition) beschrieben.
Falls Sie die in der Konfiguration auf der Karteikarte Programme den Schalter Einstellungen für den Adobe-Reader in der PDF-Datei einfügen nicht ausgeschaltet haben, werden jetzt die Dokumenteigenschaften an die PS-Datei angehängt. Auch die Anzeige der PDF-Datei im Adobe-Reader wird in der PS-Datei so konfiguriert, wie Sie es in der Konfiguration auf der Karteikarte Adobe-Reader bzw. im Auswahlfenster Adobe-Reader angegeben haben.
Gs4Word erzeugt jetzt alle Einstellungen für den Aufruf von Ghostscript und startet das Programm. Ghostscript erzeugt für das voreingestellte Ausgabemedium aus der PS-Datei im gleichen Verzeichnis eine PDF-Datei. Es protokolliert die Verarbeitung in der Log-Datei.
Falls Sie in der Konfiguration auf der Karteikarte Verhalten den Schalter Temporäre Log-Datei immer löschen nicht ausgeschaltet haben, wird die Log-Datei wieder gelöscht.
Falls Sie in der Konfiguration auf der Karteikarte Verhalten den Schalter Temporäre Postscript-Datei immer löschen nicht ausgeschaltet haben, wird die Postscript-Datei wieder gelöscht.
Falls Sie in der Konfiguration auf der Karteikarte Verhalten den Schalter PDF-Datei im Betrachter anzeigen nicht ausgeschaltet haben, ruft Gs4Word den PDF-Betrachter auf und zeigt die PDF-Datei an.
Zuletzt merkt sich Gs4Word den Namen der PDF-Datei für den Fall, dass Sie in der Konfiguration auf der Karteikarte Verhalten bei PDF-Datei mailen die Einstellung Letzte erzeugte PDF-Datei als Mail senden aktiviert haben.

Zum Seitenanfang

Verweise auf andere Dokumente

Powerpoint-Add-In